Prosty język

Formułując treści w systemie Poczta Plus przestrzegamy zasad prostego języka. Nie stosujemy wyszukanych, zawoalowanych form, które mogą utrudnić interpretację informacji. Przekaz formułujemy w prosty i zrozumiały sposób, mając na uwadze, że po drugiej stronie jest użytkownik, którego kompetencje cyfrowe mogą być różne (najlepiej przyjąć, że są niskie).

Prosty język nie spłyca treści, które chcemy przekazać. Upraszcza za to formę, a przez to ułatwia zrozumienie i odciąża użytkownika z wysiłku analizowania czy domyślania się istoty komunikatu.

Prosty język to wyraz naszej empatii i sympatii wobec użytkownika.

Zasady prostego języka:

1. Używamy powszechnie znanych, codziennych słów. Tym samym unikamy określeń analitycznych, technicznych czy branżowych, które u nas są na porządku dziennym, ale dla użytkownika mogą być niezrozumiałe.
   Podobnie z pojęciami z żargonu pocztowego – przed ich użyciem zawsze rozważamy, czy nie ma powszechnie znanego odpowiednika wyrazu, którego chcemy użyć.
   
   
2. Stosujemy zasadę: jedna myśl – jedno zdanie. Zdanie natomiast ograniczamy do maksymalnie 20 wyrazów. Jeśli tylko to możliwe, przecinek zastępujemy kropką. Im krótsze zdanie, tym lepiej.
   
   
3. Używamy naturalnego szyku zdań: podmiot – orzeczenie – dopełnienie. Szyk przestawmy potrafi wydawać się ciekawszy, ale zwykle utrudnia zrozumienie.
4. Unikamy strony biernej i form bezosobowych. Do użytkownika zwracamy się bezpośrednio – zrób, kliknij, uzupełnij zamiast – należy kliknąć, powinien uzupełnić.
   
   
5. Unikamy czasu przeszłego. W języku polskim czas przeszły wymaga użycia rodzaju żeńskiego lub męskiego. Bardzo często czas przeszły możemy zastąpić teraźniejszym, choć wymaga to przebudowy zdania.
   
   
6. Jeśli treść np. komunikatu jest dłuższa, wpuszczamy do niej światło – używamy nagłówków, śródtytułów, akapitów, tworzymy listy. Ułatwia to zrozumienie i przyspiesza czytanie.
   
   
7. Nie nadużywamy skrótów. Jeśli skróty nie są powszechnie znane, rozwijamy je. Dotyczy to także skrótów branżowych – nie dla każdej osoby używającej systemu są one oczywiste.
   
   
8. Piszemy tylko to, co użytkownik naprawdę musi wiedzieć. Nie zalewamy go nadmiarem informacji czy wyjaśnień, nawet jeśli mamy ogromną chęć podzielenia się własną wiedzą.